Ufficio di rappresentanza e showroom
Aspetti legali e contrattuali
L’ufficio di rappresentanza può essere definito come la vetrina di una società estera sul territorio straniero. È una struttura che agisce per mantenere i rapporti con i clienti che la casa madre ha creato e per svolgere attività relativa alle relazioni pubbliche e politiche, senza peraltro concludere direttamente alcun contratto con clienti e fornitori. L’ufficio di rappresentanza costituisce una delle forme più snelle di presenza diretta sul mercato estero e consente di presentarsi direttamente in un Paese, con bassi costi di costituzione e di gestione, in quanto non si acquista soggettività tributaria nel Paese straniero. Affinché si verifichino tali condizioni, è necessario però che l’ufficio di rappresentanza eserciti le attività ad esso consentite dal Paese ospite, quali le attività relative alle relazioni pubbliche e l’attività pubblicitaria. Infatti, nel caso in cui l’ufficio eserciti attività di produzione o di vendita, si trasformerà in una forma stabile di presenza all’estero, perdendo i privilegi menzionati in precedenza.
Si possono scegliere diverse forme di allocazione dell’ufficio di rappresentanza, tra le quali la domiciliazione presso lo studio di professionisti e l’affitto o l’acquisto dei locali in cui svolgere l’attività. La prima soluzione permette una forte riduzione dei costi, mentre le altre due privilegiano l’indipendenza nello svolgimento delle funzioni dell’ufficio.
La procedura di registrazione dell’ufficio di rappresentanza è più snella rispetto a quella di apertura di una filiale o a quella della creazione di una società partecipata, essendo richiesti pochi atti per la registrazione a costi ridotti.
Occorre infine affrontare il problema della gestione congiunta dell’ufficio di rappresentanza, definendo in sede contrattuale tra le imprese che mirano all’aggregazione:• le modalità di ripartizione dei costi per la gestione dell’ufficio;• l’individuazione e l’affidamento dell’incarico di gestione ad un preposto che conosca il tessuto culturale del paese in cui si intende svolgere l’attività tipica dell’ufficio di rappresentanza;• la retribuzione del preposto;• le modalità di supervisione e controllo sull’attività del preposto.
Aspetti fiscali relativi all’ufficio di rappresentanza
L’ufficio di rappresentanza (representative office, liaison office), allo scopo di non assumere rilevanza ai fini delle imposte sui redditi del Paese nel quale viene istituito, deve essere utilizzato solo per svolgere compiti di carattere preparatorio e ausiliario: dare o raccogliere informazioni, fare pubblicità, etc. In quanto tale, esso è un semplice “centro di costo”. Ove si debordi da tali limiti si corre il rischio che l’ufficio sia riqualificato in stabile organizzazione dell’impresa italiana dall’Autorità fiscale del Paese di insediamento.
Esistono Paesi nei quali tale ufficio, anche se non svolge alcuna attività di carattere commerciale, viene comunque assoggettato alle imposte sui redditi.
Nei Paesi che applicano un’imposta sugli scambi del tipo Iva può rendersi opportuna l’apertura di una posizione Iva a mezzo di rappresentante fiscale e ciò al fine di recuperare l’imposta subìta in loco sull’acquisto di beni e servizi necessari per il funzionamento dell’ufficio.
Le spese sostenute all’estero in relazione all’ufficio di rappresentanza (canone di locazione del locale o dell’area attrezzata, spese telefoniche, spese di riscaldamento, spese di pubblicità, etc.), sono deducibili, secondo le regole ordinarie, ai fini della determinazione del reddito dell’impresa italiana.
È da ritenere possibile la costituzione di un unico ufficio di rappresentanza nell’interesse di più imprese italiane o estere.
In tal caso, anche ai fini fiscali, in aggiunta a quanto sopra delineato, occorre individuare oggettivi parametri di ripartizione delle spese tra le singole imprese partecipanti.
Aspetti fiscali relativi a showroom all’estero
È sempre più frequente il caso di imprese italiane le quali, al fine di mostrare al pubblico la loro gamma di prodotti, allestiscono showroom:
• in locali appositamente assunti in locazione;
• all’interno di superfici di vendita di terzi (grandi magazzini, centri commerciali, etc.), in base a rapporti di comodato gratuito o di sub-locazione di spazi attrezzati.
Lo showroom, per rimanere tale e non realizzare gli estremi della stabile organizzazione, deve essere utilizzato solo a fini dimostrativi: dare o raccogliere informazioni e fare pubblicità.
Ove presso la stessa venisse svolta attività di vendita, si realizzerebbe la fattispecie della stabile organizzazione.
Ove lo showroom sia localizzato in Paesi extra-Ue, l’impresa italiana si troverà normalmente a:
• esportare in definitiva dall’Italia (in base a lista valorizzata) i beni da esporre;
• importare detti beni in definitiva nel Paese estero (con assolvimento degli eventuali dazi e delle eventuali imposte sugli scambi).
In caso di rimpatrio in Italia dei beni esposti entro tre anni dalla loro esportazione, l’impresa italiana potrà adottare la procedura del rientro in franchigia.
È altresì possibile adottare la soluzione dell’esportazione temporanea dall’Italia e dell’importazione temporanea nel Paese estero, con chiusura di entrambe le operazioni all’atto del rientro della merce in Italia.
